Persoonlijk contact met de klant werkt in de meeste situaties het best. Dit hangt af van de afspraken binnen uw organisatie en de relatie met uw klant. Het kan zijn dat er redenen zijn waardoor bellen niet mogelijk is. Bijvoorbeeld door het ontbreken van telefoonnummers of een te groot klantenbestand waardoor het teveel tijd kost om te bellen.
Als u belt, vraag dan of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u vragen waarom er niet betaald is. Maak altijd aantekeningen van deze telefoongesprekken. U kunt ook een brief of e-mail sturen.
De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken periode. U verstuurt de betalingsherinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn afgelopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.
Als uw klant een consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Een betalingsherinnering telt als kosteloze aanmaning. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht. U kunt de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.
Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:
Stuur de aanmaning per post en mail. En bewaar hier kopieën van. Als u er zeker van wilt zijn dat uw aanmaning aankomt, kunt u hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo heeft uw bewijs wanneer uw klant ontkent dat hij de brief heeft ontvangen.
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u maakt als schuldeiser om uw geld te krijgen. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Dit is de rente die u volgens de wet kan eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft.
Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Onderzoek eerst of de klant uw factuur bijvoorbeeld met een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling stopt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.
Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die namens u proberen de klant alsnog te laten betalen:
Betaalt uw buitenlandse klant niet? Huur dan een incassobureau in dat het land kent en de taal spreekt. Lukt het niet op deze manier, dan kunt u een Europees betalingsbevelprocedure starten. De klant krijgt dan 30 dagen de tijd om te reageren. Doet hij dat niet, dan dwingt de rechter tot betaling.
U kunt ook een rechtszaak starten. Meestal gaat dit via de rechter van het land van uw klant. Wilt u dat de Nederlandse rechter beslist? Zet dit dan van tevoren in uw contract. U kunt dit niet meer eisen nádat de klant het contract getekend heeft.
Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om de schade zo klein mogelijk te houden. Er zijn 3 manieren om dit te doen:
Staat in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud? Dan blijft u de eigenaar van een geleverd product tot de klant heeft betaald. U kunt uw geleverde goederen terugvorderen (terugvragen) zolang uw klant niet betaalt.
Een regel waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij uitstel van betaling (surseance) of faillissement van uw klant.
Koopt u bij uw klant ook producten of diensten? Mogelijk moet u ook nog facturen betalen. U kunt in dit geval uw schuld en het geld waar u nog recht op heeft met elkaar verrekenen. Dit kan ook bij een faillissement. U kunt alleen verrekenen als er geen verbod staat in de algemene voorwaarden van uw klant. En als u hier duidelijke afspraken over heeft gemaakt met uw klant.
In een factuur aan uw klanten berekent u ook btw. Die btw betaalt u aan de Belastingdienst bij uw btw-aangifte. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan krijgt u dus ook de btw niet betaald. En heeft u zelf btw betaald over een bedrag wat u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt op Belastingdienst.nl.
Blijft betaling van uw factuur uit? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet? Dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.
Er zijn verschillende manieren om financiële schade door klanten die niet betalen te voorkomen. Zoals:
Lees meer over het afdekken van risico's voor uw onderneming.
Mogelijk gemaakt door
