Maak afspraken met leveranciers over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Zet de aantekeningen van deze afspraken in uw crediteurenadministratie. Probeer daarnaast de inkoopvoorwaarden van bestaande contracten te verbeteren. U kunt geen aanpassingen eisen, maar u kunt wel vragen en onderhandelen. Let ook op aflopende overeenkomsten. Zo kunt op tijd gaan onderhandelen met bestaande of nieuwe leveranciers.
Kijk of de inkomende facturen voldoen aan de wettelijke eisen. Op een factuur moet verplicht een aantal gegevens staan zoals het btw-nummer en de datum.
Geef elke factuur die u inboekt een nummer, zoals het factuurnummer of een uniek administratienummer. Bewaar alle facturen op dezelfde manier in uw digitale of papieren financiële administratie. Dat maakt terugzoeken makkelijker. Controleer bij elke factuur of de geleverde goederen of diensten kloppen. Vergelijk aantallen en prijzen met de offerte of order, en check of de totaalprijs klopt. Stuur een factuur die niet klopt met uitleg terug. Bewaar een kopie, uw schriftelijke reactie, en alle overige correspondentie over die factuur.
Betaal facturen binnen de wettelijke betaaltermijn. Soms zit u tijdelijk krap bij kas en kunt u een factuur niet betalen. Bijvoorbeeld omdat een klant u niet of te laat betaalt. Als u een goede relatie heeft met uw leverancier, dan kunt u misschien een betalingsregeling treffen. Neem zo snel mogelijk contact op en maak duidelijke afspraken over betaling. Bevestig de afspraken schriftelijk aan uw leverancier.
U krijgt leverancierskrediet wanneer uw leverancier de goederen of diensten levert en u de factuur niet meteen hoeft te betalen. Tussen de periode van levering en betaling krijgt u krediet. U kunt het nog niet-betaalde bedrag voor andere uitgaven gebruiken. Let op: betaal in ieder geval binnen de afgesproken en wettelijke betaaltermijn. Dit voorkomt onnodige extra kosten en leveringsproblemen voor een volgende keer.
Actief voorraadbeheer kan voor financiële ruimte zorgen. Hoe korter u uw producten in voorraad heeft, hoe eerder u er geld voor ontvangt. Een digitaal voorraadsysteem maakt het overzichtelijker.
Het bijhouden van de zakelijke administratie is wettelijk verplicht. Het is ook daarom belangrijk dat de debiteuren- en crediteurenadministratie op orde is. En u kunt dan meteen beter in de gaten houden of uw klanten op tijd betalen. Andersom helpt overzicht om de inkomende facturen op tijd te betalen.
Redenen voor het uitbesteden van uw administratie:
In deze video van KVK krijgt u 6 tips waarmee u uw financiële inzicht vergroot.
Mogelijk gemaakt door
Download hier de meest recente versie van het Handboek Ondernemen van de Belastingdienst en lees handige tips, informatie en handvatten om succesvol te ondernemen. Klik hier voor de versie van vorig jaar bij onze downloads.
